Wenn es um OneNote geht gibt es nur zwei Arten von Menschen: Die die OneNote nicht kennen und die die nicht mehr wissen wie sie ohne es weiterleben könnten.
Natürlich ist das ein wenig schwarz/weiß aber aus meiner Erfahrung kann ich sagen gibt es sehr wenig dazwischen. Die meisten User haben schlichtweg entweder noch nie von OneNote gehört oder können sich nicht vorstellen warum es nützlich sein könnte. Bei mir selber war es so, dass ich OneNote aus Langeweile im Jahr 2007 während einer Vorlesung auf meinem damals noch extrem seltenen Tablet-PC geöffnet habe, und es danach schlichtweg mein Leben verändert hat.
OneNote ist für mich das mächtigste Office Programm
Auf die Frage was OneNote eigentlich ist gibt es verschiedene Möglichkeiten zu antworten und es ist wahrscheinlich für jeden User etwas anderes.
OneNote das digitale Notizbuch
Als OneNote gestartet ist war es eigentlich nur als eine Art digitales Notizbuch gedacht.
Diese Struktur ist so einfach das sie jeder sofort versteht der schon mal mit dem analogen Vorbild gearbeitet hat. Nur anders als bei dem Notizbuch aus Papier könnt ihr in OneNote digitalen Content in jeder Form einfügen. Egal ob Bilder, E-Mails aus Outlook, Präsentationen, PDFs oder Excel Dateien. Dabei bietet OneNote immer die Möglichkeit diese Inhalte völlig frei weiterzuverarbeiten und euch Notizen, Anmerkungen hinzuzufügen.
Man könnte es dabei belassen und sagen: „Aha, also einfach nur ein Notizbuch“ und hätte damit noch nicht einmal unrecht aber ich glaube OneNote bringt alles mit um zu eurem digitalen Gedächtnis zu werden.
OneNote Speicherort
Es macht aus vielen Gründen Sinn OneNote mit einer Cloud Lösung zu benutzen und ich werde in den kommenden Blog Posts auch erklären warum. Den Leuten unter euch die denken: „Bevor ich meine (ultrageheimen) Daten auf einem Microsoft Server speichere gibt es in der Hölle eine Schneeballschlacht“ sei gesagt ihr könnt eure Notizbücher natürlich auf eurem eigenen Server System installieren wobei dir Grundvoraussetzung eigentlich nur ein einfacher Dateiserver ist. Das dann natürlich manche Sachen nicht mehr ganz so einfach funktionieren wird euch ja nicht stören, weil ich dafür die Hoheit eurer Daten nicht aus der Hand gebt.
Wenn ihr auch vom Smartphone oder Tablet auf OneNote zugreifen wollt, dann gibt es für euch keinen Weg vorbei an OneDrive oder OneDrive for Business. Ich habe tatsächlich schon bei einigen Firmen den Switch auf Office 365 aus diesem Grund gesehen.
OneNote Erste Schritte
Wie für das Leben an sich gibt es auch für OneNote keinen vorgegebenen Weg den ihr nehmen müsst.
Wenn ihr OneNote noch nie benutzt habt und es zum ersten Mal öffnet werdet ihr von einem Notizbuch „MyNotebook“ begrüßt mit ein paar ersten Kapitel und Seiten.
Ihr könnt entweder das benutzen oder direkt dazu übergehen ein neues Notizbuch zu erstellen. Dafür klickt ihr auf Datei -> Neu und könnt euch je nach Version aussuchen ob ihr das Notizbuch auf dem Computer lokal oder in euren OneDrive speichern möchtet. Ich empfehle ganz klar es in OneDrive anzulegen da Ihr dann auch mit jedem eurer mobilen Endgeräte ohne Probleme darauf zugreifen könnt. Die verpixelten Bereiche sind übrigens Speicherorte in diversen SharePoint bzw. OneDrive for Business Entitäten und sind für Privatanwender uninteressant.
Auf dem Screenshot den ich übrigens in OneNote bearbeitet habe seht ihr eigentlich fast alles was es über OneNote zum Einstieg zu wissen gibt.
Überlegt euch einfach mal welchen Teil eures Lebens ihr gerne ein wenig strukturierter hättet oder den Teil wo ihr euch möglichst oft was digitales merken müsst/wollt.
Studenten könnten zum Beispiel ein Notizbuch für die Uni anlegen und dann verschiedene Kapitel für die Fächer . Ihr könnten eins erstellen wo ihr Rezepte sammelt oder eure nächste Reise plant.
Macht euch am Anfang nicht zu große Gedanken wie ihr das Ganze nennt, ihr könnt die Struktur und die Namen jederzeit später wieder über den Haufen werfen oder wild per Drag&Drop Sachen hin und herschieben. Das ist übrigens eins meiner Lieblingsfeatures in OneNote es lässt euch völlige Freiheit wie ihr euch organisieren wollt.
Überall schreiben dank Textcontainer
Der größte Unterschied zu Word ist, dass ihr bei OneNote hinschreiben könnt wo ihr wollt. Wenn ihr in einer Seite irgendwo hinklickt erscheint ein Textcontainer den ihr mit Text füllen könnt. Diesen könnt ihr in der Größe anpassen und auch verschieben. Ihr könnt beliebig viele Textcontainer erstellen, welche sich auch überlappen können. In einen bestehenden Textcontainer kann jederzeit später wieder bearbeitet werden. Falls ihr einen Textcontainer über einen Bild im Hintergrund haben wollt müsst ihr einen Doppelklick machen weil das Bild ja selber in einem eigenen Textcontainer steckt. Klingt im ersten Moment vielleicht ein wenig kompliziert ist aber sehr einfach zu verstehen. Experimentiert einfach ein wenig damit rum.
Inhalte in OneNote einfügen
Nachdem wir jetzt wisst wie ihr OneNote strukturiert lasst uns noch kurz drüber reden wie Ihr Inhalte nach OneNote reinbekommt. Es gibt sehr viele verschiedene Wege dafür.
Copy&Paste
Der einfachste ist Copy&Paste das geht in Windows von Überall.
Auf dem Screenshot seht ihr was passiert wenn ihr einen Text per Copy&Paste aus dem IE nach OneNote einfügt. Die Textformatierung wird übernommen und Bilder auch, Hyperlinks die auf der Webseite waren sind jetzt Hyperlinks auf eurer OneNote Seite und funktionieren. Eine Funktion die ich persönlich ganz stark finde: Unten wird ein Link zu der Quelle gesetzt. Also sehr cool wenn man im Internet recherchiert und neben den Text auch die Quelle braucht.
Drag&Drop
Drag&Drop sollte eigentlich jedem bekannt sein. Sobald ihr eine Datei nach OneNote rüberschiebt, fragt euch OneNote, je nach Typ ob ihr die Datei einfügen wollt oder ob ihr einen Ausdruck der Datei einfügen wollt.
Wenn ihr die Datei als Datei einfügt ist fortan eine Kopie der Ursprungsdatei in euer OneNote Datei gespeichert. Wenn ihr diese aus OneNote heraus öffnet, bearbeitet und wieder speichert werden die Änderungen in OneNote zurückgespeichert. Das geht in OneNote übrigens schon seit immer und war früher etwas womit man bei Leuten die sich mit IT auskannten beindruckende Laute hervorlocken konnte.
Screen Clipping
Auch Cool ist es das Sniping Tool zu benutzen. Ab dem Moment in dem Ihr OneNote einmal geöffnet habt könnt ihr durch das drücken von „Win+Shift+S“ sofort loslegen und einen Bildschirmausschnitt ausschneiden und einfügen. Der Shortcut ist auch super nützlich wenn ihr mal gerade nicht OneNote benutzt da euch der Assistent jetzt auch anbietet den Ausschnitt in die Windows Zwischenablage zu legen von der aus ihr dann sie überall einfügen könnt. Photoshop, Paint, PowerPoint, Word, Excel oder ganz egal wo.
Virtueller Drucker
Das beste kommt bekanntlich zum Schluss. Den Weg den virtuellen Drucker zu benutzen wähle ich wahrscheinlich am häufigsten. Sie ist eigentlich auch sehr einfach zu erklären. Anstatt auf Papier zu drucken druckt ihr nach OneNote auf eine Virtuelle Seite. Dabei ist jede Seite die sonst auf Papier gewesen wäre ein einzelnes Bild in OneNote.
Ihr wählt einfach den automatisch mit installierten Drucker „An OneNote 2016 senden“ aus achtet kurz ob Hoch-, bzw. Querformat richtig eingestellt ist. Kleiner Pro Tip: beim Drucken aus Adobe Acrobat unbedingt automatisch Drehen und zentrieren deaktivieren.
Ready, Set, Go ! – Mit OneNote einfach loslegen
Ich denke in diesem Artikel steht eigentlich alles drin was man braucht um mit OneNote loslegen zu können.
Das wichtigste bei OneNote ist: einfach loszulegen.
Vieles erklärt sich von selbst und dank Drag&Drop kann man auch eigentlich nichts verkehrt machen. Die passende Struktur findet sich meist von selbst, bzw. man ändert sie einfach später nochmal.
Datenverlust ist dank automatischer Cloud Synchronisierung auch ausgeschlossen. Ein weiteres sehr schönes Feature ist, dass man sein Notizbuch mit anderen Teilen kann und diese dann mit einem zusammen das Notizbuch bearbeiten kann. Gerade im Business Bereich ist dies ein unglaublich mächtiges Tool. Dank dem einfachen Aufbau von OneNote gibt es hier kaum Berührungsängste. Mit automatischer Versionisierung muss man sich auch hier keine echte Sorgen über Dateiverlust machen. Falls ihr euren Kollegen wirklich gar nicht vertraut, gibt es auch einen nur Lese Zugriff.
Gerade für Unternehmen empfehle ich eine OneNote Schulung (gerne natürlich von mir durchgeführt) damit schafft man es schnell alle Mitarbeiter auf ein gemeinsames Level zu ziehen von dem aus das gemeinsame zusammen- und weiterarbeiten mit OneNote deutlich leichter fällt.
